¿Quién nos iba a decir hace algunos años que el acceso a cualquier información sería instantáneo y tan eficaz?

La tecnología ha revolucionado la comunicación, la enseñanza, la investigación… Cualquier actividad relacionada con la custodia o la transmisión de información se beneficia de la digitalización de formas muy diversas.

En nuestros días, las herramientas tecnológicas ofrecen funcionalidades que van más allá de la conservación documental. Veamos qué puede aportar el proceso de preservación de archivos digitales a sus titulares o responsables.

¿Por qué digitalizar?

Existen muchas razones por las que las bibliotecas, archivos y demás instituciones que custodian patrimonio documental pueden decidir emprender un proceso de digitalización de sus colecciones.

La tecnología permite digitalizar documentos, escrituras, impresos, manuscritos, fotografías, libros y cualquier registro en soporte papel, pero también registros sonoros o filmados.

Estas son algunas de las ventajas que la digitalización ofrece:

  • Proteger los documentos originales y evitar su deterioro por manipulación o por condiciones como la humedad. Muchas veces se trata de documentos antiguos, únicos, de incalculable valor.
  • Facilitar el acceso a la información, ya que la digitalización va mucho más allá del escaneo de documentos. Las aplicaciones de software que se utilizan, permiten realizar inventario y crear una ficha de cada documento, con información sobre su contenido.
  • Potenciar la difusión y la compartición de la información, haciendo posible consultas simultáneas e incluso la creación de bibliotecas virtuales.
  • Optimizar el espacio físico disponible.

Las organizaciones responsables de custodiar patrimonio documental, deben valorar la digitalización como una oportunidad de preservar los recursos y difundir la información, mejorando el acceso a la misma en beneficio de su comunidad de usuarios.

El proyecto de digitalización

El proceso de digitalización es complejo, por lo que requiere de una planificación minuciosa.

Antes de la aparición de los medios digitales, la forma de preservar documentos era la conversión a microfilm, un sistema muy costoso.

Si bien la digitalización no puede sustituir a la conversión a microfilm porque son procesos totalmente diferentes, el resultado es similar: al digitalizar un documento se crea una copia del mismo, que permite acceder a la información sin dañar el original.

Además, en el entorno digital es posible utilizar metadatos para etiquetar y organizar el archivo, pudiendo ubicar de forma instantánea cualquier documento. En todo caso, la digitalización es mucho más económica que la conversión a microfilm.

Gracias a la digitalización es posible transformar cualquier documento en una imagen digital. Para ello se utiliza un sistema de escáner, que convierte la información en bits, y hace posible el posterior acceso a la misma, ya sea para visualizarla o para descargarla o imprimirla.

Gran cantidad de bibliotecas y archivos públicos utilizan la tecnología digital desde hace años, en un primer momento para catalogar sus colecciones y después creando copias digitales de  las mismas para preservarlas y ponerlas a disposición de la comunidad online.

Diseño y planificación

Planificar cualquier proceso tiene como punto de partida la definición de objetivos, y digitalizar un conjunto de documentos no es una excepción.

El objetivo más evidente es capturar los originales mediante el escaneo para poder acceder a ellos en formato digital con todo lo que ello conlleva. Otros objetivos están relacionados con el inventariado de las colecciones y la mejora de la calidad tanto visual como de la información.

En los pasos preliminares del proceso de digitalización, conviene establecer la misión que perseguimos, así como la magnitud del proyecto y también sus límites.

Especificaciones técnicas del proyecto

Actualmente conviven gran cantidad de aplicaciones y sistemas de gestión de la información electrónica, lo que hace necesario elaborar estándares consensuados para facilitar la interoperabilidad y potenciar la consistencia de la gestión a través de diferentes organizaciones.

Muchos organismos oficiales promueven el uso de estas normas técnicas de gestión de la información, tanto a nivel nacional como internacional. También existen otros sistemas no amparados por ninguna entidad oficial pero sí de uso muy extendido y aceptado.

Por ejemplo, el modelo OAIs proporciona un marco de referencia en cuanto a la preservación de la información a largo plazo, y ha sido diseñado para superar el impacto de la evolución tecnológica. Este modelo define los procesos para la interacción entre los productores de la información, sus usuarios, el gestor o gestores y el archivo.

Ejecución del proyecto

El proceso se puede resumir en cuatro fases:

  1. La depuración previa del archivo, que consiste en la selección de documentos que es preciso digitalizar.
  2. El acondicionamiento material y descriptivo de los documentos.
  3. La digitalización propiamente dicha, es decir, la conversión de los originales en formatos digitales mediante la captura de imágenes o escaneo, así como la asignación de los metadatos. Para ello es preciso contar con un software que permita la optimización de las imágenes así como la creación de una ficha donde añadir un número de registro para identificar el documento, y más información sobre su contenido, derechos de autor, etc.
  4. Software para el tratamiento digital de las imágenes que permita el acceso electrónico, es decir, la consulta de los documentos digitalizados. El sistema debe permitir ubicarlos ágilmente y visualizarlos de forma óptima.

Control

Una solución tecnológica de digitalización permite controlar las colecciones y recursos, inventariarlos, clasificarlos y estructurarlos en bases de datos para proporcionar el acceso a los mismos por parte de la comunidad. Gracias a estos recursos, el acceso y localización de cualquier documento es más fácil y eficaz.

Además, existe la posibilidad de almacenar las imágenes en los formatos más utilizados del mercado, como JPEG o TIFF, y es posible optimizarlas mediante retoques que mejoran su visualización.

Aspectos legales

El proyecto de digitalización tendrá necesariamente en cuenta los aspectos relacionados con los derechos de autor. Lo cierto es que al digitalizar un documento, estamos creando una copia de su contenido, un acto que vulnera los derechos de autor. Según la Ley de Propiedad Intelectual, solo puede llevar a cabo el autor o titular de este contenido, o quien cuente con su autorización expresa.

La ley contempla como excepción las instituciones como bibliotecas o archivos, que pueden crear estas reproducciones siempre que sea con el objetivo de investigar o conservar las colecciones. También existen casos en los que se suscriben acuerdos entre las editoriales y los archivos institucionales para permitir la difusión y el acceso a la información.

Igualmente, antes de iniciar el proceso de digitalización tiene que estar claro si se respeta la legislación relativa al depósito legal del país.

Difusión y conservación de imágenes

Cuando el proyecto de digitalización incluya el uso de imágenes, es preciso contemplar en la planificación los objetivos del proyecto, tales como el uso que se va a hacer de las imágenes, la migración de las mismas a nuevos formatos o plataformas para garantizar la continuidad del acceso.

Además, la clasificación y descripción de las imágenes deben favorecer tanto los objetivos del proyecto presente como los planes a futuro.